Blog

Tips Mengundang Tamu VIP dan VVIP ke Resepsi Pernikahanmu

Tips Mengundang Tamu VIP – Resepsi pernikahan bukan hanya menjadi ajang untuk merayakan status baru yang disandang sepasang pengantin, tapi juga berbagi kebahagiaan dengan orang-orang terdekat. Banyak yang lebih menyukai konsep pesta yang intimate dan terbatas hanya untuk keluarga, sahabat, maupun kerabat, tapi ada juga yang punya impian menggelar resepsi besar-besaran, mengingat momen berharga in hanya akan terjadi sekali seumur hidup.

Tips Yang Bisa Diperhatikan Saat Mengundang Tamu VIP Maupun VVIP

Buat yang ingin mengadakan resepsi yang cukup meriah, biasanya akan mulai dipusingkan dengan daftar undangan yang harus dibuat. Apalagi jika harus mengundang tamu VIP dan VVIP pada pernikahan. Orang-orang yang dianggap penting ini bisa termasuk atasan dari kedua keluarga maupun pasangan pengantin hingga kenalan yang punya jabatan atau posisi penting.

Nah, tidak perlu pusing memikirkannya sendiri, karena ada beberapa tips yang bisa diperhatikan saat mengundang tamu VIP maupun VVIP.

Undangan

Tips Mengundang Tamu VIP dengan undangan exclusive

Tidak bisa dianggap remeh, undangan menjadi hal pertama yang mengekspresikan tema pernikahan dan membawa nama baik keluarga maupun pasangan pengantin. Apalagi jika akanĀ  mengundang tamu VIP maupun VVIP yang dianggap spesial, undangan pernikahan VIP dan VVIP sebaiknya dibuat khusus agar berbeda dengan undangan lainnya.

Dari segi desain misalnya, ada baiknya untuk memesan undangan pernikahan mewah dengan tampilan yang lebih cantik dan menarik, misalnya memilih undangan dengan teknik laser cut yang wah atau menggunakan lukisan tangan yang memberi kesan personal. Selain itu, perhatikan juga kualitas undangan yang akan disebarkan pada tamu VIP dan VVIP.

Jika menggunakan undangan berbahan kertas, pilih yang tebal dan awet, misalnya lebih tahan air, menggunakan hardcover, atau tambahkan pembungkus dengan desain yang lebih baik. Biayanya memang lebih mahal, apalagi dicetak dalam jumlah terbatas yang memberikan kesan eksklusif. Walau harus merogoh kocek lebih dalam untuk memesan undangan VIP, tapi tidak ada salahnya melakukan ini untuk menjaga nama baik keluarga besar.

Apabila bujet atau waktu yang terlalu mepet kurang memungkinkan untuk memesan undangan pernikahan mewah untuk mengundang tamu VIP dan VVIP, berikan pembeda dengan menuliskan simbol VIP atau VVIP pada kartu undangan. Jangan lupa sisipkan informasi kartu parkir khusus maupun jalur masuk bagi para tamu penting, sebagai bentuk keistimewaan yang diberikan untuk menghormati kehadirannya dalam resepsi pernikahan. Untuk hal ini, koordinasikan dengan wedding organizer atau pihak keamanan untuk memudahkan mereka mencari parkir.

Menyiapkan Prosedur Kedatangan

Tips Mengundang Tamu VIP

Tamu undangan yang tergolong penting alias VIP atau VVIP biasanya memiliki jadwal acara yang cukup padat. Jadi bisa menyempatkan diri untuk datang ke resepsi pernikahan harus disambut dengan spesial.

Oleh karena itu, pastikan siapa saja tamu VIP yang kira-kira akan hadir sebelum acara. Buat daftar tamu VIP atau VVIP berikut informasi lengkap mulai dari nama, jabatan, institusi, bahkan foto untuk memudahkan panitia pernikahan atau wedding organizer untuk mengenali tamu yang hadir.

Mulai saja dengan membuat jalur khusus bagi para tamu undangan VIP dan VVIP, sehingga mereka tidak perlu mengantri untuk memberikan ucapan selamat dan berfoto bersama pengantin. Bukan hanya memastikan untuk menjamu mereka dengan tepat, tapi juga sebagi bentuk apresiasi telah menyempatkan hadir di tengah keterbatasan waktu yang dimiliki.

Untuk mempermudah mengenali tamu VIP di meja penerima tamu, minta untuk menunjukkan kartu penanda yang sebelumnya sudah disisipkan dalam undangan pernikahan atau cocokkan dengan nama atau foto yang ada pada daftar tamu VIP yang telah dibuat. Selain itu, pastikan untuk berkoordinasi dengan Liaison Officer VIP, stopper antrian, dan MC.

LO VIP bertanggung jawab menyambut kedatangan tamu dan menawarkan diri untuk mendampingi hingga ke pelaminan. Lalu LO memberitahukan pada stopper tentang kedatangan tamu VIP yang kemudian menginformasikan pada MC.

Sesaat sebelum menaiki pelaminan, MC akan memberikan ucapan selamat datang pada tamu VIP sambil menyebutkan nama, jabatan, dan institusinya. Ingatkan agar jangan sampai membuat kesalahan dalam penyebutan nama maupun gelar, agar tidak mendatangkan rasa malu. Stopper akan memberhentikan barisan antrian tamu untuk memberikan kesempatan bagi tamu VIP untuk memberi ucapan selamat dan berfoto. Kemudian LO kembali mengantarkan tamu VIP ke area makan khusus.

Catering

Buat yang menggelar resepsi pernikahan berkonsep standing party, siapkan ruang atau tempat khusus yang terpisah untuk menjamu tamu VIP sambil menjaga privasinya. Tambahkan beberapa sitting table lengkap dengan dekorasi secantik mungkin sehingga tamu VIP dapat ikut menikmati perayaan pernikahan dengan santai.

Tidak perlu menyediakan ruang yang terlalu besar karena jumlah undangan VIP biasanya terbatas sekitar 20-40 orang. Utamakan kenyamanan para tamu dengan menempatkan panitia yang berjaga di sekitar area khusus tamu VIP dan tentukan pembaras yang jelas. Selain itu, hindari menempatkan area tersebut terlalu dekat dengan panggung musik, sehingga para tamu VIP dapat berbincang-bincang dan menikmati suasana pesta dengan lebih nyaman.

Untuk menu, tidak perlu menyajikan hidangan yang berbeda dengan tamu-tamu lainnya cukup pisahkan di area VIP untuk menghindari antrian panjang dan mudah dijangkau para tamu VIP atau VVIP. Selain menu buffet, tambahkan juga beberapa hidangan pondokkan untuk menjamu para tamu penting.

Souvenir

Tips Mengundang Tamu VIP dengan souvenir mewah

Souvenir pernikahan diberikan sebagai bentuk terima kasih karena telah menyempatkan hadir dan memberi doa maupun restu. Bagi seluruh undangan VIP, sebaiknya menyiapkan souvenir yang berbeda dan tentunya lebih istimewa. Bukan hanya dari segi harga yang lebih mahal, tapi juga tetap memberikan fungsi bagi penerimanya.

Jangan lupa juga untuk menambahkan kemasan yang cantik untuk memberikan kesan mewah. Walau dana pernikahan akan sedikit bertambah, tapi kehadiran sang tamu VIP yang merasa senang dapat hadir dalam resepsi pernikahan akan memberikan kesan yang berharga.

Sistem Keamanan yang Baik

Tips Mengundang Tamu VIP dengan undangan elegan

Hal ini terutama saat mengundang tamu VIP maupun VVIP yang termasuk pejabat penting pemerintahan atau selebritis. Selain memberikan akses parkir khusus dan jalur tertentu untuk masuk ke dalam gedung, jangan lupa untuk memperhatikan sistem keamanan yang baik. Jika perlu sewa metal detektor yang kini banyak disewakan untuk acara-acara besar untuk pengamanan yang super ketat.

Jika perlu menyaring tamu-tamu yang memang benar-benar diundang ke resepsi pernikahanmu, tidak ada salahnya menambahkan barcode pada kartu undangan sebagai akses masuk. Tambahkan orang-orang baik staf keamanan maupun panitia pernikahan untuk membantu mengamankan jalannya prosesi pernikahan. Jadi, jangan ragu untuk memasukkan bujet keamanan saat membuat anggaran pernikahan untuk memastikan rangkaian resepsi pernikahan berjalan maksimal.

Walau persiapannya lebih ribet dan tentunya membutuhkan anggaran yang lebih besar, memastikan tamu VIP dan VVIP terlayani dengan baik tentunya dapat menjaga nama baik keluarga dan memberi kesan yang baik bagi para tamu.

Untuk itulah, kamu perlu mempercayakan kebutuhan souvenir tamu VIP dan VVIP resepsi pernikahan pada vendor www.anaria-wedding.com.

Jadikan pernikahan impian Anda lebih berkesan dengan menghubungi tim customer care melalui Whatsapp atau telp. 031 5484342 untuk info lebih lengkap.

Selamat merencanakan pernikahan impian dengan deretan tamu penting yang ikut dalam kebahagiaan pasangan pengantin.

Ikuti update kami di social media